Fino allo scorso anno, lo smart working rappresentava una modalità che solo poche aziende in Italia applicavano, anche a causa di una scarsa regolamentazione legislativa. Basti pensare che, secondo un rapporto di Infojobs, solo 2 lavoratori italiani su 10 avevano la possibilità di lavorare in smart working.
Da quest’anno, a causa del confinamento procurato dall’emergenza sanitaria Covid-19, l’attenzione al telelavoro da parte di istituzioni e di aziende è esponenzialmente aumentato. Tuttavia la “corsa allo smart working” sta portando a galla numerose difficoltà tecniche ed organizzative.
Come implementare in modo efficiente il telelavoro nella propria azienda? Come stabilire una buona dinamica di lavoro da remoto con le attuali restrizioni?
Con questo articolo forniremo una serie di informazioni utili su come iniziare ad implementare lo smart working, poiché con il giusto supporto alla digital transformation, lo smart working può diventare parte integrante della cultura aziendale apportando enormi benefici.
Il punto di vista delle aziende: vantaggi e svantaggi dello smart working
Il lavoro da remoto fornisce molti vantaggi sia per l’azienda che per il lavoratore, ma anche alcune difficoltà che bisogna prendere in considerazione se si muovono i primi passi verso verso modalità di impiego “agili”.
Vantaggi dello smart working per le aziende
Riduzione dei costi aziendali (elettricità, acqua ecc.);
Aumento della produttività e della motivazione dei dipendenti come conseguenza della maggiore flessibilità;
Riduzione drastica dell’assenteismo sul lavoro, come conseguenza di una migliore conciliazione di vita lavorativa e famiglia;
Possibilità di lavorare con specialisti che si trovano in località lontane.
Svantaggi dello smart working per l’azienda
Mancanza di strumenti per lavorare in remoto;
Problemi con la sicurezza informatica: se ogni lavoratore utilizza una rete diversa, i computer possono essere a rischio di attacchi informatici;
Difficoltà a lavorare in gruppo, se le app e gli strumenti forniti non vengono configurati ed utilizzati correttamente.
Come fronteggiare le difficoltà: cosa serve per iniziare con lo Smart working
Non tutte le aziende sono pronte per il telelavoro, per questo devono essere preparate in modo che gli inconvenienti precedentemente elencati non si trasformino nei loro peggiori incubi.
Per cominciare, un’azienda che progetta lo smart working deve considerare l’adozione di tecnologie che permettano al lavoratore non solo di lavorare da remoto “come se fosse in ufficio” ma anche di migliorare la qualità del lavoro attraverso nuove modalità, sempre nell’ottica di maggiore produttività, coinvolgimento e soddisfazione.
Al netto della scelta delle tecnologie necessarie, dunque, ogni azienda deve valutare la capacità di ogni singola soluzione di migliorare il lavoro favorendo la collaborazione e assicurando uno scambio di informazioni in condizioni di sicurezza dei dati e delle persone.
Quali sono le attività che puoi agevolmente gestire con lo smart working
Ecco qualche esempio:
- Sicurezza dei software e device in utilizzo
Il tema sicurezza è vasto: una parte riguarda l’hardware che il lavoratore usa ogni giorno e in parte riguarda la sicurezza dei software che utilizza. Antivirus e antimalware sono sicuramente strumenti da utilizzare per rilevare e bloccare file sospetti. Strumenti di Backup risultano poi altrettanto indispensabili in modo da recuperare le informazioni perse nel caso di un attacco informatico. - Collegamenti da remoto alla rete aziendale
Le reti virtuali private (Virtual Private Network) consentono il collegamento da remoto alla rete aziendale per lavorare da casa, accedendo a risorse e documenti che fisicamente si trovano in ufficio o altrove. La configurazione di una VPN deve essere affidata ad esperti IT, i quali installeranno e configureranno il software che il dipendente dovrà avviare ogni volta che è necessario accedere alla rete aziendale.
Approfondisci l’argomento VPN, leggi il nostro articolo dedicato - Email, calendari, documenti
Posta, calendario e rubrica sono solo alcuni degli elementi di base per un’efficace collaborazione a distanza: risulta necessario quindi l’utilizzo di client di posta avanzati e fortemente personalizzabili. - Call e video conference, chat e chiamate
È possibile avviare riunioni produttive anche a distanza grazie a software per videochiamate con possibilità di presentare qualsiasi documento condividendo il proprio schermo. Strumenti di messaggistica istantanea e centralini virtuali infine completano il corredo di programmi indispensabili per rimanere sempre connessi con colleghi e clienti.
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